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La vendita e la circolazione delle merci nella comunità EurAsEc e, ovviamente, la necessità di marcare “EAC” i prodotti, presuppone che il prodotto oggetto di vendita ed esportazione presenti, prima dell’effettivo arrivo in comunità, un documento di conformità valido (certificato o dichiarazione) in relazione ad uno o più specifici regolamenti tecnici (TP TC) applicabili.

Accade però, talvolta, che un determinato prodotto non rientri in alcuno dei TP TC attualmente presenti, o per una vera “assenza” di un TR CU applicabile o per ragioni ingegneristiche e tecniche che non fanno rientrare il prodotto nel regolamento “plausibile”. In una situazione del genere, in cui dunque il prodotto non ricade in nessun CU-TR, si apre la strada per l’emissione di un documento ad hoc, denominato “Lettera d’esenzione” (acronimo: LoE). La LoE è un documento ufficiale volontario, rilasciato da un organismo accreditato, in cui l’organo certificatore stesso esplicita le motivazioni per cui la richiesta (in linguaggio tecnico la “заявка”) di ottenimento del certificato/dichiarazione di conformità per un particolare TR CU non risulta applicabile.

Non esiste un modulo unico per le lettera di esenzione (cosa che, per esempio, accade per i certificati di conformità che vengono stampati nei cosiddetti “Бланки“) ma dovranno essere rispettate alcune “regole” basilari. Alcune aziende e alcuni organi rilasciano una lettera su foglio A4 e, in particolare, su carta intestata dell’ente accreditato, con apposizione in fondo pagina di timbro blu e e firma dal responsabile dell'ente di certificazione stesso con la dicitura in russo "Lettera Informativa", altri (a nostro avviso più correttamente, presentano tutta la documentazione come se si trattasse della presentazione della richiesta per una emssione di un certificato o di una dichiarazione ma l'organo competente "rifiuta" la pratica in quanto appunto il prodotto non rientra tra le normative EAC e quindi rifiuta il rilascio con appunto tale motivitazione.

La LoE nella sua orma di "lettera informativa" presenterà una prima parte in cui verranno elencati le informazioni specifiche dell’organo certificatore che ha ricevuto la richiesta (заявка), una seconda parte in cui verranno elencati i prodotti oggetti di richiesta, con relativo codice doganale ТНВЭД , codice ОКПД2, e indicazione del produttore; si concluderà con la specifica della non applicabilità del TR CU richiesto, solitamente nella forma “Не попадает в …” in quanto non prodotto\i non soggetti a conformità obbligatoria.

La lettera d’esenzione, a differenza di tutti gli altri documenti di conformità, NON ha scadenza temporale, a meno di variazioni normative relative ai TR CU.

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